最近はNotionというサービスをよく使っています。
Notionは、メモアプリというか、ノートアプリというか、ジャンル分けが難しいのですが、公式サイトでは「タスクも、メモも、ナレッジも、すべてをひとつにする All-in-one workspace」を謳っています。Evernoteみたいなツールがイメージとしては近いでしょうか。最近日本語化されました。
ずいぶん前にアカウントは作ったものの、自分には多機能過ぎて使いこなせないな、と思ってしばらく放置してたのですが、少し前にアシカガCASTというポッドキャストで「Notionのページをウェブサイトとして使う」というアイデアが紹介されてたので気になってまた触り始めました。
メモのようにいろいろ書いたページを「公開」とするだけで、URLが割り当てられ、「ホームページ」になる、というのが便利ですね。このようにメモをPublishする機能は、最近のこの手のツールには備わっているんですが、Notionの素晴らしいところは、階層化がしやすいことです。
これはHTMLでgeocitiesに「ホームページ」を作っていた頃の感覚に近くて、特に（ブログのように常に情報が流動的なフロー系のサイトではなく）個人サイトのように色々な情報を整理して掲載したいストック系のサイトの場合は、これがありがたいんです。トップページからいくつかの部屋に分かれていく構成が簡単に作れます。
大学教員として本名での活動も増えてきたので、このブログとは別に個人サイトを作りたいと思っていたところだったので、さっそくNotionにいろいろ情報を集めて作成開始。最終的にはNotion上のページをサイトとして見栄えよくしてくれるサービスまで使って、個人サイトを作りました。しかも独自ドメインまで取得。
で、サイト作りとは別のもう一つの使い方が、「お仕事ログ＆資料保管場所」としてのNotionです。
元々は校務分掌などでの話し合いの記録をメモするのにNotionを使ってましたが、文字だけじゃなくて画像やファイルも貼り付けできるので、例えばメールで配られたWordファイルとかをそこに貼り付けておいたら、来年同じ仕事するときに便利だなぁ、と気づいたんです。だって毎年その仕事をする時には前の年のメールを検索してWordファイル探したりしてたので、ここにログと一緒に補完してあれば、探す手間が減るなと。
もちろんファイルの管理に関してはフォルダを作って保管すればいいのだけど、ファイル名だけではどれが最新で、何が前のものと変わっているのかがわかりにくい。Notionなら前後に文章として説明を書いておくこともできるし、ファイルにもキャプションをつけることができるので便利です。
たぶんEvernoteとかDropbox Paperとかでも同じようなことはできると思うんだけど、ちょうどそれを始めた時に使っていたのがNotionだったので、今はNotionにまとめてます。こちらもウェブサイト同様に簡単に階層化できるところが、他のサービスより便利かなと思うところです。
当然、このログ＆保管庫ページも他の人たちと簡単に共有できます。公開の範囲も指定できるので、一般の検索対象から外してURLを知っている人だけに見てもらうこともできます。Notionのアカウントを持ってる人になら編集権を持たせることもできるし、チームプランなら共同作業もスムーズです。（個人プランでも、ある程度共同作業は可能ですし、学生や教職員はパーソナルProプランを無料で使用できます。）
来年の自分のためのログのつもりで書いてましたが、分掌メンバーに公開すればみんなにも便利だし、例えば次の年に新たにその分掌に着いた人に情報を共有するのも簡単です。
授業でも使っててかなり便利なんですが、長くなったのでそのへんはまた今度の記事にしましょうか。
